Politique de confidentialité
Kelvin Emtech Inc. respecte la vie privée des utilisateurs de son site web. Kelvin Emtech ne collecte pas de renseignements personnels via son site web. Néanmoins, si un utilisateur de son site web fait parvenir volontairement à Kelvin Emtech des renseignements personnels le concernant, Kelvin Emtech s'engage à les utiliser que pour les fins pour lesquelles ces renseignements lui ont été transmis, à protéger leur confidentialité pendant toute la durée de leur conservation, à les détruire de façon sécuritaire lorsque la finalité est accomplie et que les délais de conservation prévus par la loi ou par règlement sont expirés. Kelvin Emtech s'engage à répondre aux demandes d'accès, de rectification ou de suppression de renseignements personnels de manière diligente et conforme aux exigences légales.
Pour toute question au sujet du traitement des renseignements personnels par Kelvin Emtech ou pour nous faire part de toute préoccupation à cet égard, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de Kelvin Emtech à l'adresse courriel suivante : renseignementspersonnels@kelvin-emtech.com.
La présente politique est périodiquement révisée dans le but de confirmer son exactitude et sa pertinence continue. La dernière révision a été effectuée le 21 septembre 2023.
1. Encadrement applicable à la conservation et à la destruction des renseignements personnels
Kelvin Emtech ne collecte des renseignements personnels que si elle a une raison valable de le faire et la collecte est limitée aux renseignements nécessaires pour remplir l’objectif visé. Une liste des renseignements personnels collectés est maintenue à jour et des mesures de sécurité appropriées sont mis en place pour protéger ceux-ci durant la période de conservation. L'accès aux renseignements personnels est limité aux seules personnes pour qui cet accès est nécessaire à l'exercice de leurs fonctions. Kelvin Emtech s'engage à se conformer aux exigences légales et réglementaires en vigueur relativement à la durée de conservation des renseignements personnels, qui varie en fonction du type d'information. Lorsque la finalité pour laquelle les renseignements personnels ont été collectés est accomplie, et que les délais de conservation prévus par la loi ou par règlement sont expirés, les renseignements personnels sont détruits de façon sécurisée et définitive selon le calendrier de destruction périodique établi. Kelvin Emtech assure la formation et sensibilisation de son personnel à l'égard des bonnes pratiques en matière de protection et destruction sécurisée des renseignements personnels.
2. Rôles et responsabilités du Responsable de la protection des renseignements personnels et des membres du personnel tout au long du cycle de vie des renseignements personnels
Rôles et responsabilités du Responsable de la protection des renseignements personnels
Le Responsable de la protection des renseignements personnels occupe une fonction clé au sein de l'organisation en matière de protection des renseignements personnels. Voici ses rôles et responsabilités :
• Veiller à assurer la conformité de Kelvin Emtech à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
• Établir et mettre en œuvre les politiques et pratiques de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels.
• S'assurer que la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels respectent la Loi.
• Assurer la gestion des incidents de confidentialité. Assurer la tenue d'un registre des incidents de confidentialité. Aviser la CAI et les personnes concernées d'un incident de confidentialité qui engendrerait un risque de préjudice sérieux.
• Assurer la réalisation et approuver les évaluations de facteurs relatifs à la vie privée.
• Assurer le traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels.
• Assurer le traitement des demandes d'accès, de rectification ou de suppression des renseignements personnels.
• Définir les rôles et responsabilités du personnel de l'entreprise tout au long du cycle de vie des renseignements personnels.
• Sensibiliser et former le personnel de l'organisation en matière de protection des renseignements personnels.
• Être le point de contact pour toute question ou préoccupation au sujet du traitement des renseignements personnels par Kelvin Emtech.
Rôles et responsabilités des employés de Kelvin Emtech en regard de la protection des renseignements personnels
Les employés de Kelvin Emtech ont un rôle crucial en matière de protection des renseignements personnels. Voici leurs rôles et responsabilités :
• Agir en conformité avec les politiques, procédures et pratiques de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels de Kelvin Emtech. Agir en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
• Assister aux activités de formation et de sensibilisation organisées par Kelvin Emtech. Consulter les documents de référence à leur disposition. Faire part de toute question ou demande de clarification sans délai au Responsable de la protection des renseignements personnels.
• Signalez sans délai la survenance d'un incident de confidentialité au Responsable de la protection des renseignements personnels de Kelvin Emtech.
• Protéger la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès dans le cadre de leurs fonctions.
o Ne collecter que les renseignements personnels nécessaires pour les fins visées, et utiliser ceux-ci uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
o Suivre les protocoles de sécurité d'accès en place.
o Éviter de divulguer les renseignements personnels à des tiers non autorisés sauf lorsque permis ou exigé par la Loi.
o Détruire les renseignements personnels de façon sécuritaire lorsque la finalité pour laquelle ils ont été collectés est accomplie et que les délais de conservation prévus par la loi ou par règlement sont expirés.
3. Processus de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels
Kelvin Emtech a établi et mis en œuvre une politique de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels. Les plaintes transmises au Responsable de la protection des renseignements personnels sont évaluées afin d'établir leur recevabilité, leur nature et leur gravité. Les plaintes fondées sont traitées de manière appropriée pour résoudre la situation à sa source et prévenir la résurgence de situations de même nature. Kelvin Emtech s'engage à protéger la confidentialité des informations relatives à la plainte et à respecter des délais de traitement raisonnables.
4. Processus de traitement des demandes d'accès ou de rectification concernant les renseignements personnels
Kelvin Emtech a établi et mis en œuvre une politique de traitement des demandes d'accès ou de rectification concernant les renseignements personnels. Les demandes de cette nature transmises au Responsable de la protection des renseignements personnels sont évaluées afin d'établir leur recevabilité. L'identité du demandeur est vérifiée pour assurer la légitimité de la demande. Les demandes recevables sont traitées en veillant à respecter les restrictions légales éventuelles et dans un délai de 30 jours. Kelvin Emtech s'engage à protéger la confidentialité des informations relatives à la demande.
5. Processus de traitement des demandes de suppression de renseignements personnels
Kelvin Emtech a établi et mis en œuvre une politique de traitement des demandes de suppression de renseignements personnels. Les demandes de cette nature transmises au Responsable de la protection des renseignements personnels sont évaluées afin d'établir leur recevabilité. L'identité du demandeur est vérifiée pour assurer la légitimité de la demande. Les demandes recevables sont traitées en veillant à respecter les restrictions légales éventuelles et dans un délai raisonnable. Kelvin Emtech s'engage à protéger la confidentialité des informations relatives à la demande.
6. Processus de gestion des incidents de confidentialité
Kelvin Emtech a mis en place une procédure de signalement des incidents liés à la confidentialité. Dès que le responsable de la protection de la vie privée de Kelvin Emtech est informé d'un incident de confidentialité, il examine les informations connues relatives à l'incident et évalue le niveau de préjudice potentiel de l'incident. Si l'incident présente un risque de préjudice grave, des notifications seront envoyées à l'IPE et aux personnes concernées. Un plan d'intervention est mis en œuvre, en fonction du type d'incident. Des mesures raisonnables sont prises pour réduire le risque de préjudice et pour prévenir d'autres incidents de même nature. Chaque étape du processus de gestion des incidents est documentée. Kelvin Emtech s'engage à respecter des délais de traitement raisonnables, qui peuvent varier en fonction de la complexité de l'incident et des ressources nécessaires à sa résolution.
Cette politique de confidentialité a été modifiée pour la dernière fois en septembre 2023.